Autoevaluación institucional y plataforma EVI: cómo la clasificación de tu colegio determina las tarifas que puede cobrar
Cada año, antes de fijar el valor de la matrícula y la pensión para el siguiente periodo escolar, todo colegio privado colombiano sin certificación o acreditación de calidad debe pasar por un proceso que muchas instituciones tratan como un trámite burocrático más: la autoevaluación institucional en la plataforma EVI del Ministerio de Educación Nacional.
Sin embargo, el resultado de ese ejercicio, y no una negociación posterior ni una solicitud aparte, es lo que determina el porcentaje máximo que el colegio podrá incrementar en sus tarifas para el año siguiente.
Un colegio que diligencia la autoevaluación de forma incompleta, o que no cruza correctamente su información académica con la financiera, puede terminar clasificado en una categoría que limita su capacidad de ajustar tarifas, incluso si sus costos operativos crecieron por encima de lo esperado.
Entender cómo funciona este proceso, qué información exige y qué errores lo afectan con más frecuencia es, para cualquier rector o director financiero, tan importante como entender el estado de resultados del colegio.
Respuesta rápida
La autoevaluación institucional se realiza en la plataforma EVI del Ministerio de Educación Nacional y aplica a los colegios privados sin certificación o acreditación de calidad.
A través de los formularios 1A, 1B o 1C, según el tipo de establecimiento, y el formulario 2 de reporte financiero, el colegio entrega la información que las secretarías de educación usan para clasificarlo y definir el porcentaje máximo de incremento de matrícula y pensión del año siguiente.
El reporte debe presentarse 60 días antes del inicio de la matrícula, con el respaldo de actas del Consejo Directivo y del contador o revisor fiscal.
Qué es la plataforma EVI y quién debe usarla
EVI es la Aplicación para la Evaluación Institucional y Reporte Financiero de Establecimientos Privados de Preescolar, Básica y Media, dispuesta por el Ministerio de Educación Nacional.
En ella, los colegios registran en línea su autoevaluación institucional junto con su información financiera y su propuesta de tarifas para el año escolar siguiente.
No todos los colegios están obligados a diligenciarla de la misma forma: la plataforma distingue entre establecimientos con certificación o acreditación de calidad y aquellos que no la tienen.
Estos últimos, que son la mayoría de los colegios privados del país, deben completar los formularios 1A, 1B o 1C según el tipo de institución:
- Formulario 1A aplica a colegios que ofrecen al menos uno de los niveles de educación formal distintos a preescolar.
- Formulario 1B a jardines infantiles con oferta exclusiva de preescolar.
- Formulario 1C a establecimientos que ofrecen educación de adultos.
Además del formulario correspondiente, todos deben diligenciar el formulario 2, que recoge la información financiera de la institución y su propuesta de incremento tarifario.
La información registrada en EVI no solo determina las tarifas: también alimenta la herramienta pública «Buscando Colegio», que el Ministerio pone a disposición de las familias para consultar tarifas y datos de calidad de cada establecimiento antes de matricular a sus hijos.
El proceso paso a paso: de la autoevaluación a la resolución de tarifas
El proceso comienza con el registro de la información general y de caracterización del establecimiento en el formulario 1, seguido del formulario de autoevaluación que corresponda (1A, 1B o 1C), donde el colegio reporta información sobre sus recursos, procesos y resultados institucionales.
A esto se suma el formulario 2, en el que se detalla la información financiera del colegio y se plantea la propuesta de tarifas para el año siguiente.
Toda esta información debe estar respaldada por actas de revisión del Consejo Directivo y por el contador o revisor fiscal de la institución, lo que exige coordinación previa entre las áreas académica, financiera y de gobierno escolar.
El Ministerio de Educación ha establecido que este reporte debe presentarse con 60 días de anticipación al inicio del proceso de matrícula, un plazo que varía según el calendario académico de cada colegio, sea calendario A o calendario B.
Una vez diligenciada la información, la plataforma EVI calcula el incremento de tarifas que el colegio puede aplicar, con base en los parámetros vigentes.
A partir de ahí, son las secretarías de educación de cada entidad territorial certificada las que hacen seguimiento al proceso, generan la resolución de clasificación y tarifas correspondiente a cada establecimiento, y pueden programar visitas de evaluación externa antes de que el colegio proceda a matricular.
Es importante recordar que la resolución de clasificación y tarifas se expide de forma individual para cada colegio, no de manera general para todo el sector.
Cómo la clasificación institucional se traduce en el porcentaje de incremento
El resultado de la autoevaluación ubica a cada colegio dentro de uno de los regímenes tarifarios previstos en el Decreto 1075 de 2015 y la Ley 115 de 1994: libertad regulada, libertad vigilada o régimen controlado, según su clasificación y el cumplimiento de los parámetros técnicos definidos por el Ministerio.
A partir de esa clasificación, el incremento de tarifas se calcula tomando como base la variación del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE, al que se suman componentes adicionales según ciertas condiciones que cumpla la institución.
Para el año escolar 2026, por ejemplo, los colegios que cuentan con la infraestructura para atender a estudiantes con discapacidad certificada pueden aplicar un incremento adicional de hasta 0,3 %, con base en el Decreto 1421 de 2017.
También se reconocen componentes ligados a la permanencia de los estudiantes en la institución, que buscan incentivar a los colegios que logran retener a su población estudiantil año tras año.
Es importante tener presente que estos parámetros se ajustan cada año mediante una nueva resolución del Ministerio de Educación (la que rige actualmente para 2026 es la Resolución 019805 del 30 de septiembre de 2025, basada en la versión 11 de la Guía 4), y que ya se encuentra en trámite el proceso de definición de los parámetros para 2027.
Por eso, aunque los principios generales del proceso se mantienen de un año a otro, los porcentajes específicos siempre deben confirmarse en la resolución vigente antes de aplicar cualquier incremento.
Errores frecuentes que bajan la clasificación de un colegio
Varios de los problemas que enfrentan los colegios al momento de recibir su resolución de tarifas no se originan en la normativa misma, sino en cómo se diligencia la autoevaluación.
Uno de los errores más comunes es reportar información financiera que no coincide con los registros contables oficiales del colegio, lo que puede generar observaciones por parte de la secretaría de educación y retrasar la resolución.
Otro error frecuente es la falta de coordinación entre el área académica y la financiera: cuando los datos de matrícula, deserción u ocupación que se reportan en EVI no son consistentes con lo registrado en el Sistema Integrado de Matrículas (SIMAT), la secretaría puede solicitar aclaraciones que extienden el proceso.
También es común que colegios pequeños, con equipos administrativos reducidos, dejen la autoevaluación para el último momento, sin tiempo suficiente para reunir las actas del Consejo Directivo y la revisión del contador o revisor fiscal, lo que puede llevar a reportes incompletos.
Finalmente, algunos establecimientos no actualizan su información de infraestructura o de atención a poblaciones con discapacidad, perdiendo así la posibilidad de acceder a los incrementos adicionales previstos para estos casos.
Por qué conviene tratar la autoevaluación como un proceso continuo
La autoevaluación institucional exige cruzar información académica y financiera que, en la práctica, muchos colegios solo consolidan una vez al año, en las semanas previas al vencimiento del plazo.
Este enfoque de última hora aumenta el riesgo de inconsistencias entre lo que reportan las distintas áreas del colegio, y deja poco margen para corregir errores antes de enviar la información a la secretaría de educación.
Los colegios que gestionan su información académica y financiera de forma integrada durante todo el año, con datos de matrícula, deserción, ocupación y estados financieros actualizados de forma permanente, suelen llegar al periodo de autoevaluación con la información ya consolidada, lo que reduce el riesgo de observaciones y retrasos en la resolución de tarifas.
Esta forma de trabajar también facilita anticiparse a otros procesos relacionados, como la definición del presupuesto anual o la revisión de indicadores de gestión, en lugar de tratar cada uno como un ejercicio aislado.
Conclusión
La autoevaluación institucional en la plataforma EVI no es un simple requisito administrativo: es el mecanismo que determina, de forma directa, cuánto puede crecer la matrícula y la pensión de un colegio en el año siguiente.
Tratarla como un ejercicio de última hora, aislado del resto de la gestión del colegio, es una de las causas más frecuentes de clasificaciones que no reflejan la realidad institucional ni financiera del establecimiento.
Los colegios que abordan este proceso con información académica y financiera ya consolidada, y que conocen con precisión los parámetros vigentes para el año en curso, llegan a la autoevaluación con menos riesgo de observaciones y con mayor claridad sobre el margen real que tendrán para ajustar sus tarifas.
En un sector donde cada punto porcentual de incremento tarifario importa, entender a fondo este proceso deja de ser opcional.
Beam Education Solutions
En Beam Education Solutions ayudamos a los colegios privados colombianos a mantener su información académica y financiera integrada durante todo el año, para que procesos como la autoevaluación institucional se preparen con datos consolidados y no contra el reloj.
Si quiere conocer cómo funciona, puede solicitar una demostración con nuestro equipo.
¿Qué es la plataforma EVI del Ministerio de Educación?
Es la Aplicación para la Evaluación Institucional y Reporte Financiero de Establecimientos Privados de Preescolar, Básica y Media, donde los colegios registran su autoevaluación institucional y su información financiera para definir sus tarifas del año siguiente.
¿Todos los colegios privados deben diligenciar la autoevaluación en EVI?
Deben hacerlo los colegios sin certificación o acreditación de calidad, que son la mayoría de las instituciones privadas del país. Los formularios varían según se trate de un colegio (1A), un jardín infantil (1B) o un establecimiento de educación de adultos (1C).
¿Con cuánta anticipación debe reportarse la autoevaluación institucional?
El Ministerio de Educación exige que el reporte se presente 60 días antes del inicio del proceso de matrícula del colegio, lo que varía según el calendario académico (A o B) de cada institución.
¿Qué documentos deben respaldar la información reportada en EVI?
La información financiera y de autoevaluación debe estar acompañada de actas de revisión del Consejo Directivo y de la validación del contador o revisor fiscal del colegio.
¿Qué pasa si un colegio comete errores en su autoevaluación institucional?
Puede recibir observaciones de la secretaría de educación que retrasan la expedición de la resolución de tarifas, o quedar clasificado en una categoría que no le permite aplicar todo el incremento tarifario al que podría acceder si la información fuera consistente y completa.
¿Los parámetros de la autoevaluación son los mismos cada año?
No necesariamente. El Ministerio de Educación expide cada año una nueva resolución con los parámetros aplicables; la vigente para el año escolar 2026 es la Resolución 019805 del 30 de septiembre de 2025, mientras que los parámetros para 2027 están en proceso de definición.